Kartę znajomości szlaków z arkusza Excel, PDF-a albo zdjęcia można wczytać do RailTrackr jednym plikiem, zamiast przepisywać setki odcinków ręcznie. Wczytane pozycje nie trafiają od razu na kartę: najpierw je przeglądasz i zatwierdzasz, dopiero potem stają się częścią Twojej historii przejazdów.
Po co przenosić starą kartę
Alerty o wygasaniu znajomości szlaku i statystyki ważności szlaków działają tylko na danych, które aplikacja zna. Jeśli prowadzisz kartę od lat w Excelu, a aplikacja zna dopiero kilka ostatnich jazd, przez pierwsze tygodnie zobaczysz niepełny obraz. Import rejestru uzupełnia go za jednym razem: numer linii, stacja początkowa i końcowa oraz data ostatniego przejazdu.
Jeśli zastanawiasz się, czy w ogóle warto przejść z papieru lub Excela na aplikację, zobacz porównanie karty papierowej i cyfrowej. A jeśli chcesz najpierw przypomnieć sobie, czym jest ten dokument i co musi zawierać, przeczytaj jak działa karta znajomości szlaków kolejowych.
Jakie pliki można wczytać
Obsługiwane formaty to Excel (XLSX, XLS), ODS, CSV, PDF oraz zdjęcia (JPG, PNG, WEBP). Plik może mieć do 10 MB. Import jest dostępny od planu Pro, także podczas 60-dniowego okresu próbnego Max.
Sposób odczytu zależy od typu pliku:
- Arkusz w znanym układzie jest odczytywany dokładnie, bez zgadywania. Dotyczy to m.in. rejestrów z kolumnami „Od stacji”, „Do stacji”, „Numer linii” i kolumnami miesięcy.
- Arkusz w nowym układzie wymaga rozpoznania kolumn. Aplikacja ustala, która kolumna co oznacza, a całą resztę wierszy odczytuje już automatycznie. Taki układ trafia do przeglądu, więc zawsze możesz go sprawdzić.
- PDF i zdjęcia są odczytywane automatycznie z użyciem sztucznej inteligencji, partiami po kilkadziesiąt pozycji. Takie odczyty zawsze wymagają Twojego przeglądu, bo skan może być niewyraźny.
Jak to zrobić krok po kroku
- Zaloguj się na stronie RailTrackr i wejdź w Konto.
- W sekcji Firmy wybierz firmę, do której należy ta karta. Karta znajomości, dokumenty i ewidencja liczą się osobno dla każdej firmy.
- Kliknij ikonę dokumentów przy firmie i wgraj plik jako skan karty znajomości.
- Poczekaj chwilę. Po zakończeniu odczytu po zalogowaniu zobaczysz komunikat, że dokument został wczytany i pozycje czekają na przegląd.
- Przejrzyj listę. Możesz poprawić literówki w nazwach stacji, odrzucić pomyłki, a resztę zatwierdzić pojedynczo albo wszystkie naraz.
Zatwierdzone pozycje trafiają na kartę znajomości. Szlak, który już jest w karcie z tą samą datą, nie zostanie dodany drugi raz. Pozycji bez daty nie da się zatwierdzić hurtem, bo karta wymaga daty przejazdu. Uzupełnij ją przy pozycji.
Jak przygotować plik, żeby wszystko zadziałało
- Jedna tabela na arkusz. Nagłówki w jednym wierszu: skąd, dokąd, numer linii, ewentualnie data ostatniej jazdy i kolumny miesięcy.
- Rok w tytule albo w kolumnie dat. Jeśli datę składa się z numeru miesiąca (kolumna) i dnia (komórka), aplikacja potrzebuje roku, żeby ją złożyć. Gdy go nie znajdzie, zamiast zgadywać zostawia pozycję bez daty.
- Zdjęcie: prosto, równo, w dobrym świetle. Pochylone albo obrócone zdjęcie tabeli z setkami wierszy bywa czytane z błędami. Gdy możesz, wyślij Excel lub PDF.
- Jeden plik naraz. Ten sam rejestr wgrany w kilku formatach nic nie przyspieszy, a tylko zaśmieci listę.
Co dalej po imporcie
Po zatwierdzeniu pozycji aplikacja od razu liczy ważność każdego szlaku, pokazuje na mapie świeżość przejazdów i wysyła alerty zanim znajomość wygaśnie. Dalej kartę uzupełniają same nagrania GPS z kolejnych jazd, więc nie trzeba już wracać do arkusza. Jeśli zmieniasz pracodawcę, kartę dla nowej firmy prowadzisz osobno, a o tym, co dzieje się z kartą przy zmianie pracodawcy, piszemy w osobnym artykule.
Przed podaniem wydruku pracodawcy sprawdź, czy daty odczytane z Twojego arkusza zgadzają się z papierem. To najszybszy sposób, żeby wyłapać literówki w numerach linii czy w nazwach stacji, zanim trafią do dokumentu.
Co się dzieje z odczytanymi danymi
Wczytane pozycje są Twoje i należą do Twojego konta. Dokument możesz usunąć w dowolnym momencie z listy dokumentów firmy. Jeśli zatwierdzisz zbyt dużo, import można cofnąć jednym kliknięciem. Cofnięcie usuwa z karty pozycje dodane z tego dokumentu.
Jeśli odczyt się nie uda
Zdarza się, że arkusz ma nietypowy układ albo zdjęcie jest nieczytelne. Wtedy dokument dostaje status błędu z krótkim komunikatem. Spróbuj wgrać plik w innym formacie, najlepiej jako arkusz. Jeśli nadal się nie udaje, napisz do nas i dołącz informację, jak wygląda układ Twojej karty.
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę mieć plan płatny?
Do importu dokumentów potrzebny jest plan Pro lub wyższy. W planie Free możesz dodawać odcinki ręcznie albo nagrywać jazdy GPS. Dwumiesięczny okres próbny Max obejmuje import, więc możesz sprawdzić go bez płacenia.
Czy aplikacja doda coś na kartę bez mojej zgody?
Nie. Każda pozycja z odczytu czeka na Twoje zatwierdzenie. Wyjątkiem jest opcja „dodaj od razu” przy arkuszach w znanym układzie, którą włączasz świadomie przy wgrywaniu.
Czy mogę wgrać kartę prowadzoną w innym układzie niż Twój wzór?
Tak. Aplikacja rozpoznaje układ kolumn, a przy nietypowym arkuszu pokazuje wynik do przeglądu. Jeśli dany układ potwierdzi się po zatwierdzeniu pozycji, kolejne arkusze o takim nagłówku są czytane szybciej i bez dodatkowego rozpoznawania.
Czy wczytana karta zastępuje oryginał?
Nie. RailTrackr to narzędzie pomocnicze. Karta znajomości, którą przedstawiasz pracodawcy, nadal powinna zgadzać się z oryginałem, dlatego warto porównać zatwierdzone pozycje z własnym rejestrem.
Podsumowanie
Import karty znajomości z Excela, PDF-a lub zdjęcia zamienia kilka godzin przepisywania w kilka minut przeglądu. Wgrywasz plik, sprawdzasz pozycje i zatwierdzasz te, które się zgadzają, a aplikacja od razu liczy ważność szlaków i wysyła alerty.
Załóż konto i wypróbuj import →
Artykuł przygotowany przez zespół RailTrackr. Data publikacji: październik 2026. Jeśli zauważysz nieaktualną informację – napisz do nas.
← Wróć do bloga
